BELGE YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR?

Belge Yönetim Sistemleri, kurumsal iletişim sonucu üretilen, kanıt değeri taşıyan, özgün ve forma sahip dokümanların kayıt altına alınması, erişimi, kullanımı ve ayıklanması amacına yönelik birlikte çalışan unsurların bütünü olan sistemlerdir.

Belge yönetim sisteminin tasarımı ve uygulanması, belge yönetim programlarının önemli bir parçasıdır. Belge yönetim sistemlerinin temel fonksiyonları; bilginin üretilmesi, tutulması ve kullanılmasıdır. Sistemin unsurları, belge yönetim çalışmalarının gerektirdiği kaynakları, sorumlulukları, düzenlemeleri, araç gereçlerin tasarımı ve sürekliliğinin sağlanmasını kapsamaktadır. Belge yönetim sistemleri, basılı ya da elektronik ortam gözetmeksizin fiziksel bir altyapı gerektirir. Basılı belgeler için depolama araç gereçleri söz konusu iken elektronik belgeler için donanıma gereksinim duyulmaktadır. Belge yönetim sistemlerinde güvenlik son derece önemlidir. Kurumlarda oluşturulacak olan belge yönetim sistemlerinin politikaları kurumsal gereksinimler ve koşullar göz önünde tutularak belirlenmelidir. Bu politikalar uygulanırken sürekli olarak denetlenmeli ve güncel tutulmalıdır.

Belge yönetimine sistematik ve planlı bir yaklaşım getiren ISO 15489 standardı 2001 yılında yayımlanmıştır. Bu standart, belge yönetim sisteminin görevini sekreterliğe yükleyen, ortak başlıkların belirlenmesi, bir dosya planını ve fonksiyonel ilişkilerini ortaya koymanın kolay ve kısa bir sürede gerçekleştirilebilir olduğu yanılgısına kapılan bazı kurumların bu yanılgıyı değiştirmelerinde büyük rol oynamaktadır. Standart, organizasyonlarda belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesi ve etkinliğinin artırılması konusunda açıkça yol göstermektedir. Kurumlar belge yönetim sistemlerini hatırı sayılır miktarda gelir sağlamaması nedeniyle bu sistemleri gereksiz görmüşlerdir. Fakat kurum işletim maliyetinin azaltılması ve davaların desteklenmesi gibi durumlarda sistemlerin gerekliliğini anlamaktadırlar. Günümüzde sürekli bir gelişim içinde olan enformasyon teknolojileri belge yönetim sitemlerini etkilemektedir. Bu durum sonucu elektronik belge yönetim sistemleri zamanla var olup gelişmektedirler.