DOKÜMAN ARŞİV SİSTEMİ

Arşiv, bütün dünyada kurumların gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen, idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve data bilgilerinin muhafaza edildiği yerdir.

Dijitalleşen dünyada özellikle kurumsal şirketler, fiziksel arşivlerinin yanında dijital arşivler oluşturmaya başlamış ve gün geçtikçe dijitale daha sıcak bakar olmuşlardır.

Dijital arşiv sistemi; rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film gibi kağıda basılmış her türlü bilginin tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması (dijitalleştirme) ve bilgisayar sistemlerine istenilen dosya formatında kaydedilmesidir. Dijital arşivleme konusunda PDF dosya biçimi aranabilirlik, küçük dosya boyutları ve dönüştürülebilirlik açısından en çok tercih edilen dosya biçimi olmuştur.

Neden Dijital Arşiv?

  1. Dijital arşivleme işlemi sonucunda fiziksel arşivlerdeki dokümanlar sunuculara kaydedilerek firma veya kuruluşlara zamandan ve finansal açılardan tasarruf sağlar.
  2. Aranılan bilgi, evrak veya dokümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı olmadan anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesini sağlar.
  3. Dijital dokümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak evrakların yetkisiz çalışanlara ve yetkisiz diğer kişilerin ellerine geçmesine karşı güvenliğinin sağlanması ve yanlışlıkla silinmesinin önüne geçer.
  4. Fiziksel ofis taşınma durumlarında doküman arşivinin taşınma giderinin olmamasını sağlar.
  5. Dijital arşivin ister bulut ortamında isterse başka bir lokasyonda yedeklenerek yangın, sel, deprem gibi doğal afet veya meydana gelebilecek diğer olaylarda veri kaybının önlenebilmesini sağlar.
  6. Aynı anda birden fazla çalışanın aynı evraklara ulaşabilmesi sayesinde ekip çalışmasına uygundur.
  7. Dijital arşivleme işlemi yukarıda listelenmiş avantajları sayesinde kısa sürede yatırım maliyetinin amortismanını sağlamaktadır ve dolaylı yollardan üretim ve verimliliğe olumlu yönde etki etmektedir.