EVRAK YÖNETİM SİSTEMİ

Evrak Yönetim Sistemi, kağıda aktarılmaya aday bilginin elektronik ortamda tutulup yönetilmesidir. Normal bilgisayarlarda bu bilgi yalın halleriyle tutulduklarından gerçek anlamda bir yönetimden söz edilemez. Burada esas olan yönetim, dokümanlar üzerinde bulunan bilgiye gerek duyulduğunda, bu bilgiye hızlı bir şekilde ulaşılmasına olanak sağlamasıdır. Dokümana ait kilit bilgiler bir veritabanı aracılığı ile dokümanın kendisi ile ilişkilendirilir. Akabinde de gerek duyulduğunda ayırt edici özellikleri sorgulanarak bu dokümana ulaşılır.

Doküman yönetim sisteminde bir doküman için en önemli 4 ayırt edici özellik bulunur.

  1. Doküman numarası
  2. Doküman başlığı
  3. Revizyon numarası
  4. Revizyon tarihi

Bu 4 verinin bir veritabanı aracılığı ile ilişkilendirilmesi durumunda, temel bir doküman yönetim sistemi kurulmuş olur.