FİZİKSEL ARŞİV

Geçmiş dönemlere ilişkin bilgilere hızla erişim yeteneği, bir organizasyonun kurumsallığının önemli göstergelerinden biridir. Şirketlerin basılı dokümanlarının saklanması geçmişin değerlendirilmesi kapsamında büyük önem taşımaktadır.

Kriz yönetimi planlama uzmanları, fiziksel arşivi kurum dışında muhafaza etmenin ofis içinde muhafaza etmekten daha güvenli olduğunu savunmaktadırlar. Olası bir sorun ile karşılaşıldığı takdirde, fiziki arşiv ofis dışında tutulduğundan iş akışı minimum kesintiye uğramış olacaktır.

İster ofis içinde ister ofis dışında olsun, arşivin belli bir sistem çerçevesinde korunması ve saklanması gerekmektedir. Arşiv, bir firma için gelecek planlaması açısından büyük önem arz etmektedir.

Arşivin karışık halde olması, yeterli derecede arşiv güvenliğinin sağlanamaması, belli bir sisteme oturtulmamış olması, evrak kayıplarına yol açtığı gibi ihtiyaç olan bir evrağa erişimi de güçleştirecektir.